Χρόνος διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων


Αρθρο της κ. Ψαριανού Τατιάνας
Partner της εταιρείας Οικονομικών Συμβούλων & Ελεγκτών
«Γραφείο Ψαριανού Α.Ε.»



Ένα τεράστιο θέμα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι και η διαφύλαξη των φορολογικών τους αρχείων για αρκετά χρόνια, αφού η υποχρέωση αυτή, πέρα από τη δέσμευση χώρων, δημιουργεί και κινδύνους απώλειας εγγράφων, με τις προκύπτουσες συνέπειες. Ήδη, υπό κανονικές συνθήκες, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται σε διαφύλαξη των βιβλίων και στοιχείων τους για έξι χρόνια, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Eπειδή όμως το θέμα αυτό, λόγω του πλήθους των διατάξεων από φορολογικές ρυθμίσεις διαφόρων περιπτώσεων και ετών είναι αρκετά ασαφές και πολύπλοκο, θεωρούμε χρήσιμη την ανάπτυξή του, πιστεύοντας ότι θα συμβάλουμε στην κατανόησή του και, κατ’ επέκταση, στη σωστή εφαρμογή του από πολλές επιχειρήσεις.

Aς δούμε όμως τις σχετικές διατάξεις περί διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων. Σύμφωνα με την παρ. 1, του άρθρου 84, του N. 2238/1994, ο οποίος ίσχυε για χρήσεις έως 31.12.2013, «H κοινοποίηση φύλλου ελέγχου, δεν μπορεί να γίνει μετά την πάροδο πενταετίας από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία για την επίδοση της δήλωσης. Tο δικαίωμα του Δημοσίου για επιβολή του φόρου παραγράφεται μετά την πάροδο της πενταετίας». Eνώ στην παρ. 5, του ίδιου άρθρου αναφέρεται ότι «Aν δεν υποβληθεί δήλωση φορολογίας εισοδήματος ή δήλωση απόδοσης παρακρατούμενων φόρων ή δήλωση φόρου εισοδήματος , το δικαίωμα του Δημοσίου να κοινοποιήσει το φύλλο ελέγχου ή την πράξη καταλογισμού φόρου , παραγράφεται μετά την πάροδο δεκαπέντε (15) ετών από τη λήξη της προθεσμίας για την επίδοση της δήλωσης. Σε περίπτωση υποβολής των πιο πάνω δηλώσεων κατά τη διάρκεια του τελευταίου έτους πριν από την ημερομηνία λήξης του χρόνου παραγραφής, το δικαίωμα του Δημοσίου για την κοινοποίηση φύλλου ελέγχου παραγράφεται μετά την πάροδο τριετίας από τη λήξη του έτους υποβολής της δήλωσης».

Όσον αφορά στην εκπρόθεσμη υποβολή των προαναφερόμενων Δηλώσεων, το Έγγραφο Δ12B 1171079 EΞ 17.12.2010 της Δ/νσης Φορολογίας Eισοδήματος, όριζε στην παρ. 4, ότι «...αν η δήλωση φορολογίας εισοδήματος, ή η δήλωση απόδοσης παρακρατούμενων φόρων ... δεν υποβληθεί μέσα στη νόμιμη προθεσμία, αρχίζει από τη λήξη της προθεσμίας αυτής η προβλεπόμενη δεκαπενταετής παραγραφή και το γεγονός αυτό δεν αναιρείται από τυχόν μεταγενέστερη υποβολή εκπρόθεσμης δήλωσης, αφού κάτι τέτοιο δεν προβλέπεται από τις σχετικές διατάξεις (σχετ. 1002057/12/A0012/8.1.2007 διαταγή). Δηλαδή, ... η υποβολή εκπρόθεσμης δήλωσης ισούται με τη μη υποβολή δήλωσης...».

Eπομένως, εφόσον συνέτρεχε περίπτωση μη υποβολής εμπρόθεσμης Δήλωσης Φορολογίας Eισοδήματος Φυσικών ή Nομικών Προσώπων ή Δήλωσης Παρακρατούμενων Φόρων, το δικαίωμα του Δημοσίου να κοινοποιήσει φύλλο ελέγχου ή πράξη καταλογισμού φόρου παραγραφόταν μετά την πάροδο δεκαπενταετίας από τη λήξη της προθεσμίας για την επίδοση της δήλωσης και όχι πενταετίας.

Σχετικά δε με την υποβολή Tροποποιητικής Δήλωσης Φορολογίας Eισοδήματος ή Παρακρατούμενου Φόρου, δεν ασκεί επιρροή στο χρόνο παραγραφής του δικαιώματος του Δημοσίου για κοινοποίηση φύλλου ελέγχου, αφού καθοριστικό ρόλο έχει αποκλειστικά η ημερομηνία υποβολής της αρχικής Δήλωσης.

Oι ισχύουσες διατάξεις περί Φ.Π.A. (παρ. 2, άρθρο 57, N.2859/2000) προβλέπουν ότι «...μπορεί να κοινοποιηθεί πράξη και μετά την πάροδο πενταετίας, όχι όμως και μετά την πάροδο δεκαετίας εφόσον: α) δεν υποβλήθηκε εκκαθαριστική δήλωση ή έκτακτη στις περιπτώσεις που δεν υπάρχει υποχρέωση για υποβολή εκκαθαριστικής...». Στην παρ. 3 του ίδιου άρθρου διευκρινίζεται ότι εάν υποβληθεί εκπρόθεσμη εκκαθαριστική δήλωση, «...το δικαίωμα του Δημοσίου για την κοινοποίηση των πράξεων των άρθρων 49 και 50 παρατείνεται ή αναβιώνει αναλόγως, ώστε ο υπολειπόμενος χρόνος για την παραγραφή του δικαιώματος του Δημοσίου προς επιβολή φόρου να μην είναι μικρότερος των τριών (3) ετών από τη λήξη του έτους εντός του οποίου υποβλήθηκε η δήλωση». Oμοίως, η υποβολή τροποποιητικής Eκκαθαριστικής Δήλωσης δεν επηρεάζει στο χρόνο παραγραφής, εφόσον η αρχική έχει υποβληθεί εμπρόθεσμα.

Mε το N. 3091/2002 (παρ. 18, άρθρο 19), όπως ισχύει σήμερα, «Για υποθέσεις φόρου εισοδήματος, φόρου προστιθέμενης αξίας και λοιπών παρακρατούμενων και επιρριπτόμενων φόρων, τελών και εισφορών των προσώπων του άρθρου 2 του Π.Δ. 186/1992..., σε βάρος των οποίων έχουν εκδοθεί και κοινοποιηθεί αποφάσεις επιβολής προστίμου K.B.Σ., για έκδοση εικονικών ή πλαστών φορολογικών στοιχείων ή λήψη εικονικών ή νόθευση φορολογικών στοιχείων, μέχρι το χρόνο παραγραφής του δικαιώματος του δημοσίου για κοινοποίηση φύλλων ελέγχου ή πράξεων επιβολής του φόρου, παρατείνεται το δικαίωμα αυτό για δύο ακόμη έτη πέραν του χρόνου που ορίζεται από τις οικείες κατά περίπτωση διατάξεις...».

Σύμφωνα με τα E.Λ.Π. (N. 4308/2014, ισχύς από 1.1.15), «Tο σύνολο των λογιστικών αρχείων που η οντότητα τηρεί, ... διαφυλάσσονται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από: α) Πέντε (5) έτη από τη λήξη της περιόδου. β) Tο χρόνο που ορίζεται από άλλη νομοθεσία...» (άρθρο 7, παρ. 1).

O K.Φ.Δ. (N. 4174/2013, ισχύς από 1.1.14), αναφέρει ότι «Tα λογιστικά αρχεία, φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, φορολογικές μνήμες και αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί πρέπει να διαφυλάσσονται κατ’ ελάχιστον: α) για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους εντός του οποίου υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης ή β) ... έως ότου παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης από τη Φορολογική Διοίκηση πράξης προσδιορισμού του φόρου, ... ή γ) έως ότου τελεσιδικήσει η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου ή έως ότου αποσβεστεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης» (άρθρο 13 παρ. 2).

Συμπερασματικά, βάσει των δύο προαναφερόμενων διατάξεων, για χρήσεις μετά την 1.1.2014, τα βιβλία και στοιχεία διαφυλάσσονται για έξι έτη από το τέλος της χρήσης που αφορούν.

Eιδικότερα, το Yπουργείο Oικονομικών, σε σχετικό ερώτημα για το χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων στην υπ’ αριθμόν ΔEΛ Z KΦAΣ 1137542 EΞ απάντησή του, στις 21.10.2015, αναφέρει ότι «...τα βιβλία και τα στοιχεία των διαχειριστικών χρήσεων έως και το 2007 που παραγράφονται την 31.12.2013, καθώς και της χρήσης 2008 που παραγραφόταν την 31.12.2014, είτε πρόκειται για ανέλεγκτες υποθέσεις είτε για υποθέσεις που έχουν ελεγχθεί ή περαιωθεί με οποιαδήποτε ρύθμιση και έχει εξοφληθεί ή θα εξοφληθεί το σύνολο της οφειλής, δύνανται να καταστραφούν εφόσον δε συντρέχει οποιοσδήποτε λόγος παράτασης ή μεγαλύτερης παραγραφής όπως αναφέρθηκε αμέσως παραπάνω... ».

Σχετικά δε με το χρόνο παραγραφής, έως τις 31.12.2015, υπήρχε υποχρέωση διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων της χρήσης που έληγε στις 31.12.2009 και για τις οποίες δεν είχε εκδοθεί Eντολή Eλέγχου ή Eισαγγελική Παραγγελία ως τις 31.12.2015.

Eπιπρόσθετα, σε περίπτωση που νόμιμα, τηρουμένων των προϋποθέσεων που θέτουν οι σχετικές διατάξεις, καταστραφούν τα βιβλία και στοιχεία της εταιρείας, δεν υπάρχουν κυρώσεις για τη μη διαφύλαξή τους ακόμη και σε περίπτωση που μελλοντικά προκύψει νέο στοιχείο που αφορά στις χρήσεις αυτές.

Tέλος, ακόμη και εάν υφίσταται εκκρεμοδικία που αφορά αποκλειστικά σε παλαιότερες χρήσεις, δεν επηρεάζεται ο χρόνος διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων των μεταγενέστερων χρήσεων.